近期，廣東省交通規劃設計研究院集團股份有限公司針對緯衡浩建科技（深圳）有限公司所建設的數字檔案管理系統開展了驗收工作。驗收過程中，各部門代表聽取了緯衡科技關于數字檔案管理系統建設成果匯報后。經過仔細評估，各部門代表對緯衡浩建科技（深圳）有限公司開發實施的廣東省交通規劃設計研究院數字檔案管理系統項目建設成果予以肯定，并一致同意驗收該項目。廣東省交通規劃設計研究院集團股份有限公司?始建于1952年，前身為廣東省交通運輸廳直屬事業單位。2007年11月改制為有限公司，2010年12月變更為股份有限公司，2021年2月更名為廣東省交通規劃設計研究院集團股份有限公司?。
公司主要從事公路行業、市政行業、建筑行業和風景園林的規劃、咨詢、勘察、設計、監理、檢測監測、施工圖審查和養護施工等業務。公司擁有一支專業齊全、素質優良、技術精湛的技術團隊，現有在職員工1800余人。
圖源于廣東省交通規劃設計研究院集團股份有限公司官網
公司自成立以來，承擔并完成了廣東省大部分國省道、高速公路以及一大批市政工程、建筑工程的勘察設計任務和綜合交通規劃編制工作，工程項目涉及廣東、廣西、四川、湖南、重慶、湖北、福建、寧夏、江西、河南、安徽、云南、新疆、西藏等省份。公司先后榮獲國家及省(部)級優秀勘察、設計、測量、咨詢以及科技進步等獎勵600余項(次)，綜合實力和勘察設計現代化水平居國內同行前列。
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2023年2月廣東省交通規劃設計研究院集團股份有限公司與緯衡浩建科技（深圳）有限公司簽訂數字化綜合檔案管理系統購買合同，緯衡科技以建設數字化綜合檔案管理系統為目標，展開了一系列工作。
首先，緯衡科技深入梳理廣東省交通規劃設計研究院集團有限公司綜合檔案管理應用的詳細需求，仔細調研公司在各類型檔案的收、存、管、用等業務過程中存在的難點和痛點。公司在檔案管理方面面臨諸多挑戰，例如檔案數量龐大、類型多樣，傳統管理方式下，檔案的收集整理效率較低，存儲占用空間大，利用不便，且在安全管理方面存在一定風險。
該系統需要實現對檔案的全生命周期管理，涵蓋收集、整理、保管、利用、統計等各個環節。在收集環節，要確保檔案信息的完整性和準確性，能夠從多種渠道接收檔案資料。整理環節，要對不同類型、來源的檔案進行科學分類和編號，方便后續檢索。保管環節，要保障檔案的安全存儲，防止數據丟失和損壞。利用環節，要為用戶提供便捷的查詢和使用功能，提高檔案的利用率。統計環節，則要能夠生成各類報表，為檔案管理決策提供數據支持。
數字化綜合檔案管理系統業務流程圖
在系統建設過程中，緯衡科技對院內現有的多套管理系統（如 PM 系統、MIS系統、藍凌 OA 等）進行了詳細調研，深入了解其數據接口和數據交換標準。目的是確保檔案管理系統能夠與這些系統無縫地進行數據交換和同步。這樣，檔案信息可以在不同系統之間順暢流動，避免信息孤島的出現，提高公司整體的信息化協同水平。基于釘釘平臺開發移動應用是系統的一大亮點。通過該移動應用，用戶可以在移動端實現檔案的移動查詢、預覽、審批等功能。利用釘釘的消息推送功能，能夠及時向用戶發送檔案審批結果、借閱到期提醒等通知，大大提高了檔案管理的便捷性和時效性。緯衡科技還對研究院內部的業務流程進行了全面梳理，特別是與檔案管理相關的流程，如文件歸檔、借閱審批等。將這些流程集成到檔案管理系統中，實現了流程的自動化和標準化。這不僅減少了人工干預可能帶來的錯誤，還提高了檔案管理工作的效率和規范性。具體而言，該數字化綜合檔案管理系統實現了以下幾個重要目標：
一、是實現檔案的數字化管理。通過先進的技術手段，將院內的各類檔案進行數字化處理，實現檔案的電子化存儲、檢索和利用。這使得檔案的查找和使用變得更加快捷，以往需要人工翻閱大量紙質檔案的情況得到極大改善，提高了工作效率。二、是提高檔案管理效率。利用現代信息技術，對檔案管理流程進行了優化。從檔案的收集、整理、保管到利用等各個環節，都實現了效率的提升。例如，在收集環節可以實現自動采集和錄入，減少了人工操作的時間和工作量。三、是保障檔案安全。加強了檔案的安全管理措施，從技術和制度層面確保檔案的完整性、真實性和保密性。通過權限管理、數據加密、備份恢復等多種技術手段，防止檔案信息被非法訪問、篡改或丟失。四、是滿足勘察設計行業 ISO 分級認證要求。系統建設嚴格遵循勘察設計行業 ISO 分級認證中關于檔案管理的技術要求，確保公司在檔案管理方面符合行業標準，為公司的規范化管理和業務發展提供有力支持。2024 年 9 月，廣東省交通院數字化綜合檔案管理系統順利完成驗收，這一成果得到了院內各部門的廣泛認可。此次驗收會議的成功，標志著廣東省交通規劃設計研究院數字檔案管理系統建設工作取得了階段性的重要成果。在未來的使用過程中，相信在各方的共同努力下，該系統將不斷完善和優化，持續為廣東省交通規劃設計研究院的檔案管理工作帶來更高的效率和更好的服務，進一步提升公司的整體管理水平和業務競爭力。
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